Etik Hat Nedir?

Etik Hat; Şirket çalışanları ve diğer ilgililerinin kullanabildiği bir iletişim merkezidir. Telefon, posta kutusu ve e-mail aracılığı ile gelen bilgilerin sistemli bir şekilde kaydedilip analiz edildiği, şirket yönetiminden bağımsız farklı bir kuruluş olarak faaliyet gösteren bir kayıp ve kaçak önleme sistemidir. Şirket çalışanları ve diğer ilgililerinin, endişelerini dile getirebilecekleri bilgi paylaşabilecekleri Etik Davranış Kuralları ve benzeri konular hakkında soru sorabilecekleri bir etik yardım hattıdır.

Şirketin kurumsal olarak çalışanına değer verdiğini gösteren ve şirkete direk olarak fayda sağlayan bir uygulamadır. Çalışanların, şirketine duyduğu güveni ve bağlılığı da artıran bir etkiye de sahiptir. Şirketlerdeki, maddi kayıp ve suiistimalleri en aza indiren, mobbing ve benzeri etik olmayan davranışların önüne geçilmesini kolaylaştıran bir mekanizmadır.

Bu sistemde; Şirket çalışanları veya diğer şirket ilgilileri (tedarikçiler, müşteri firmalar, küçük ortaklar vb.) şirket bünyesinde veya şirket dışında, şirket veya kendi çıkarları ile ilgili, gördükleri, gözlemledikleri veya şahit oldukları gizli veya açık, tehdit ve tehlikelerle ilgili, Kurumsal İş ilkelerine uygunsuzlukları, psikolojik ayırımcılık, mobbing, maddi kayıp ve kaçaklar, ast üst ve çalışanlar arasındaki çıkar çatışmaları vb. etik değerlere aykırı olduğunu düşündükleri her türlü olumsuzluklar ile ilgili bildirimlerde bulunmaktadırlar. Telefonla sözlü iletişim kurulabileceği gibi e-mail adresleri de kullanılabilmektedir.

Ücretsiz ve hiçbir engel oluşturulmaksızın profesyonel ve eğitimli kişiler tarafından teslim alınan bildirimler, bildirimde bulunan kişilerin gizliliğini muhafaza ederek şirket yönetim kuruluna en hızlı şekilde ulaştırılırlar. Etik Hat iletişim merkezi; Şirket yönetiminden tamamen bağımsızdır ve etik iletişim kuralları çerçevesinde gizliliği muhafaza ederek teslim aldığı bilgi ve sözlü bildirimler ile ilgili sonuçları aynı gizlilik ilkeleri doğrultusunda ilgili kişilere geri bildirimde bulunur. Bu sistemle, bildirimde bulunmak isteyen kişiler şikâyetlerini kendilerini tanıtmadan bildirebilir ve sonuçlarını yine kendilerini tanıtmadan takip edebilirler.

Sistemin işleyebilmesi için Şirket çalışanlarına ve ilgili kişilere gerekli yöntemler kullanılarak gerektiği şekilde bilgilendirme yapılır. “Etik Hat” tın ne olduğu, nasıl kullanılabileceği, amacının ne olduğu, şirket içi yapılan sürekli eğitimlerde ve işe yeni başlayanlar için verilen uyum (oryantasyon) eğitimlerinde anlatılır. Çalışanların, “Etik Hat” ta ulaşabilecekleri, 444 lü ve 800 lü telefon numaraları ve e-mail adres bilgilerinin yer aldığı tanıtım bilgileri elektronik ortamlarda ilan edilir. Tüm fiziksel mekânlara, güzel görsel sunumlarla posterlerle asılarak ilan edilmiş ve tanıtılmış olur. Şirket çalışanları, gördükleri veya sezdikleri maddi kayıp-kaçakları, karşılaştıkları ve dile getiremedikleri haksız uygulama ve haksız psikolojik baskıları, “Etik Hat” ta bildirirler.

İç Kontrol mekanizmaları ile elde edilemeyecek, denetimlerde tespit edilemeyecek çok önemli birçok sorun bu sistemlerle ortaya çıkarılabilmektedir. Etik Hat uygulaması, şirketlerde kurulan Etik Değerler ile ilgili sistemlerin, İç Kontrol sistemlerinin ayrılmaz bir parçası olarak ön plana çıkmaya başlamıştır.

Etik Hatlara şikâyetlerini bildirenler; kimliklerinin açığa çıkmasını engellemiş olurlar. Arkadaşlık ilişkilerini ve kariyerlerini riske atmamış olurlar. Şikâyetlerinin değerlendirildiğinden emin olurlar. İhbar kayıtlarının daha profesyonelce raporlandığından ve sonuçlandırılıncaya kadar takip edileceğinden emin olurlar.

Şirket çalışanları, tedarikçileri, müşterileri ve diğer şirket ilgilileri, şirket yönetimi tarafından uygulamaya sokulmuş olan etik değerlerin dışına çıkıldığını görmeleri durumunda, bunu şirket yönetimi ile paylaşmak isterler. Şirket yönetimi tarafından, paylaşmaları da beklenen bir durumdur. Ancak şirket çalışanları, kariyerlerini riske atmamak veya tedarikçi ise şirket ile ilişkilerini zedelememek adına paylaşmaktan çekinebilirler. Etik Hat Sistemi; Bu gibi engelleri ortadan kaldırarak, kişilerin gizliliğini güvence altına alarak kişilerin şikâyetlerini şirket yönetimine ulaştırabilmelerini sağlamak amacıyla oluşturulan bir iletişim hattıdır.

Etik Hat Sistemi; şirket bünyesinde yapılan, inceleme kontrol ve benzeri çalışmalara oranla maddi kayıpların ortaya çıkarılmasında en fazla verim alınan bir sistemdir. Maddi kayıp ve kaçaklar, suiistimaller, etik olmayan davranışlar herkesten önce yakın çalışanlar tarafından fark edilir. Suiistimallerin ortaya çıkarılması ve önceden önlenmesinin en uygun yoludur.

Etik Hat sistemini kuran ve etkin işlemesini sağlayan firmaların bünyesindeki suiistimal vakalarının yüzde 60 azaldığı istatistiki araştırmaların sonuçlarında görülmektedir. Etik Hat sisteminin uygulanmadığı şirketlerde çalışanlar çoğunlukla gözlemledikleri uygunsuzlukları bildirmekten çekinirken, Etik Hat sistemi olan şirketlerde çalışanların sadece yaklaşık yüzde 30’u bildirmekten çekinmektedir.

Etik Hat Sistemi, arayan kişinin gizliliğinin korunması, şirket yönetiminden bağımsız ayrı bir organizasyon olması, tüm şirket ilgilileri tarafından kolay ulaşılabilir olması, şirket üst yönetimi ve denetim komitesine kolay ulaşılabilir olması, profesyonel raporlama ve takibi, olumlu veya olumsuz alınan sonuçların geri bildiriminin mutlaka yapılıyor olması özelliklerini taşımaktadır.

Maliyeti çok düşük, buna karşın getirisi çok yüksek bir hizmettir.

Şirket çalışanları ve diğer şirket ilgilileri; özel sorunlarını da dile getirebildikleri için, özellikle insan kaynakları birimleri için önemli bilgiler elde edilmektedir.

Etik Hat Sistemi; kayıp, kaçak, suiistimal, hile ve yolsuzluk önlemede kurumların teftiş, iç denetim, risk yönetimi, kayıp önleme ve kurumsal uyum gibi denetim komitesine bağlı birimlerin en önemli destek unsurlarından birisidir.

Etik Hat uygulamalarından alınan sonuçlar ile ilgili olarak yapılan bir çalışmanın özet sonuçları aşağıdaki gibidir.

Müşteri firmalarımızın Etik Hatlarına gelen 24 aylık döneme ait bildirimlerinden elde edilen sonuçları aşağıdaki şekliyle değerlendirebiliriz. Buna Göre;

Etik Bildirim Şikâyet Sayıları;

Aşağıdaki tablo orantısal olarak gelen şikâyet adetlerini göstermektedir.

GELEN ŞİKAYET SAYISI
Şikayetin Geldiği Aylar Ortalama Şikayet Adedi                    (Her Bin kişilik çalışan başına aylara göre gelen)
OCAK 5
ŞUBAT 6
MART 9
NİSAN 7
MAYIS 9
HAZİRAN 7
TEMMUZ 2
AĞUSTOS 1
EYLÜL 2
EKİM 6
KASIM 9
ARALIK 9

Görüldüğü gibi şikâyet sayısı ayda ortalama binde altıdır.

Şikâyetler yaz aylarında azalmaktadır.

Etik Bildirim Şikâyet Konuları;

Aşağıdaki tablo, gelen şikâyetlerin konularına göre yüzdesel dağılımını göstermektedir. 

KONUSUNA GÖRE, GELEN ŞİKAYETLERİN YIL İÇİNDEKİ YÜZDESEL DAĞILIMI
ŞİKAYET KONUSU ŞİKAYET ORANI %
USULSÜZLÜK-ZİMMET-YOLSUZLUK 7,5
HAKSIZ İŞTEN ÇIKARTMA 3,8
İŞ YÜKÜ / VERİLEN HEDEFLERDEN ŞİKÂYET 3,8
MAAŞ, PRİM, DİĞER ÖDEMELERDEKİ GECİKMEDEN ŞİKÂYET 5,7
MESAİ SAATLERİNDEN ŞİKÂYET 7,5
YÖNETİCİLERİ ŞİKÂYET 50,9
ŞİRKET YÖNETİMİNİ ŞİKÂYET 5,7
ÇALIŞMA ARKADAŞINI ŞİKÂYET 15,1
  100

Kişiye göre değişmekle birlikte, bir değerlendirme yapacak olursak;

Gelen şikâyetler, bildirilen olay ile ilgili çözümler gerektirmesinin yanında tüm bilgilerin sınıflandırılması ile ilgili istatistiki olarak da genel değerlendirmeler yapılabilmesini sağlayacak bilgiler verebilmektedir.

Yüzde 3,5 işinden şikâyetçi bir kesim olduğu söylenebilir.

Yolsuzluk, haksız kazanç veya zimmet suçu ile ilgili şikâyetlerin oranı toplam içinde % 7,5 ile yüksek bir rakamdır. Bu şikâyetler kişileri karalamak için yapılmış olabileceği gibi gerçekleşen yolsuzluklar ile de ilgili olabilmektedir. Bu türden şikâyetler gerçeği yansıtmasa bile, şirket çalışanları ve kontrol sistemi ile ilgili önemli kritik bilgiler elde edilmesini sağlamaktadır.

Yöneticilerden şikâyet oranı, her şirkete göre farklı yorumlanabilir. Örneğin çalışan mutluluğu ile ilgili sonuçlar elde edilebilir veya ast üst ilişkilerinin boyutları konusunda önemli bilgiler verebilir.

Bildirimlerin, incelemeler sonucu doğruluğunun teyit edilmesi sonucu, hiçbir kontrol ve denetim çalışması ile elde edilemeyecek bilgilere ulaşılmış olunmaktadır.

Saygı ve Sorumluluk anlayışımızla hedeflerinize ulaşmanız dileklerimizle her zaman yanınızdayız. 

İsmail Balaban

Bağımsız Denetçi, SMMM,

Member of IIA-TİDE

Kobi Danışmanı

 

Leave a comment